Hyvä järjestys säästää rahaa

#1/2009
Teksti: Karin Rehn

Kaikki hyvä maksaa. Näin uskotaan, mutta kävikin päinvastoin, kun Banverket Produktion- yhtiössä kaasupullojen hallintaa alettiin koordinoida. ACCURA-pullopalvelun avulla kaaos kääntyi järjestykseksi, ja samalla kustannukset puolittuivat.

– Varastossa ehdoton perusasia on, että kaiken on oltava siistissä järjestyksessä, toteaa Mats Antonius.

Hän toimii Banverket Produktionin materiaaliohjaajana, eli muun muassa koordinoi kaikkien varastojen toimintaa Nässjön ja Malmön välillä.

Banverket Produktion huolehtii raideliikenteen – rautateiden, raitioteiden ja metron – uus- ja korjausrakentamisesta sekä kunnossapidosta. Kiskojen katkaisemisessa tai yhteen hitsaamisessa tarvitaan pullokaasuja, voitelussa ponnekaasua ja kaapelivikojen etsinnässä ilmaisinkaasua.

Mats Antonius muistaa, millainen varastotilanne oli 1990-luvun alussa.

– Silloin vallitsi täydellinen kaaos, kaasupulloissa ei ollut edes yksilöiviä siruja. Jos pullo varastettiin, sitä ei voinut poistaa kirjoistakaan.

2000-luvun alussa Mats Antonius alkoi tarmokkaasti panna kaasupulloja järjestykseen. Internetpohjaisen hallinta- ja seurantajärjestelmän, ACCURA-pullopalvelun, avulla toimialueen kustannukset puolittuivat.

– Aiemmin jokaisessa varastossa oli pulloja ”sen verran kuin tarvittiin ja vähän varalla...”

On kuitenkin mahdotonta arvata, paljonko kaasuja todella tarvitaan. Ylimääräiset varastossa pitkään seisseet pullot näkyvät nyt raportista. Näin löydämme myös ne pullot, joita ei koskaan käytetä ja joista maksamme turhaan vuokraa.

– Muutaman kruunun vuorokausivuokra ei ehkä kuulosta isolta. Mutta kun pystyin näyttämään konkreettisesti, kuinka suuresta varastoissa turhaan kuukausia seisovasta pullomäärästä oli kysymys, kaikki ymmärsivät niiden aiheuttamat kulut.

Mats Antonius kertoo tarkastuksesta, jossa hän avusti erästä toista toimialuetta.

– Ostopäällikkö vajosi aina vain syvemmälle tuoliinsa. Tarkastuksen loppusummaksi tuli miljoona kruunua, joka kului kaikkeen sellaiseen, mitä ei oikeastaan tarvittu.

– Mielestäni ACCURA on erittäin yksinkertainen tapa tehostaa toimintaa, ja sillä on helppo tarkistaa saldot ja kustannukset. Se edellyttää kuitenkin, että asiat pannaan ensin järjestykseen. Tämän jälkeen riittää, että käyttäjä kirjautuu päivittäin järjestelmään ja tarkistaa, että mikään ei näytä poikkeavalta. Minulta ei kulu tähän nykyään tuntiakaan viikossa. Eikä minun enää tarvitse tehdä pistotarkastuksia paikkoihin, joissa olisi kuitenkin hetken päästä yhtä sotkuista.

Banverket Produktion edellyttää nykyään keskitetyissä hankinnoissaan, että muutkin toimittajat voivat tarjota vastaavanlaisen hallinnollisen palvelun kuin ACCURA.